1.2 Анализ локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

Документационное обеспечение управления охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» имеются следующие локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»:

· Инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом МЧС России от 01.12.2008 № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»;

· Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения, утвержден приказом МЧС России от 30.12.2004 № 630;

· Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05);

· Инструкция по работе с обращениями граждан, утвержденная приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970);

· приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257»; и т.д.

Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (далее Инструкция по делопроизводству) устанавливает порядок работы с несекретными документами, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), а также документы, поступающие по электронной почте.

Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 29.07.2008 № 425, другими нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 1.3..

Текст Инструкции по делопроизводству простой, не оперирует многочисленными определениями, последовательный, а структура имеет следующий вид.

Первая глава называется «общие положения». В ней рассматриваются цель написания Инструкции по делопроизводству, что она устанавливает, в соответствии с какими документами была разработана, границы ее действия, функции и структуру службы ДОУ, функции, права и ответственность сотрудников службы ДОУ, организация работы с документами в нерабочее время и закрепляется обязательное создание инструкции по действиям сотрудников службы ДОУ при переводе с мирного на военное время.

Во второй главе описывается прием и регистрация поступающей корреспонденции. В ней подробно описывается кем и когда принимается корреспонденция, какие конверты вскрываются, какие документы регистрируются а какие нет, утверждается 2 формы журнала входящей корреспонденции (общая и для руководящих документов), работа с документами после проставления начальником резолюции и документами присланными по электронной почте и т.д.

Третья глава - регистрация и отправка исходящих документов, а также регистрация внутренних документов. В этой главе расписывается какие документы кем, где и в какой срок регистрируются, устанавливается форма исходящего номера, и т.д.

Четвертая глава называется «Общие требования к оформлению документов» и делится на две части: первая - бланки документов, вторая - оформление реквизитов в процессе подготовки документов. В первой части описываются форматы и размеры бумаги, даются образцы документов с продольным и угловым расположением реквизитов, а также перечень документов относящихся к бланкам строгой отчетности. Во второй части четвертой главы описываются допустимые шрифты, размеры и поля документов, закрепляются официальные реквизиты и даются правила оформления 23 реквизитов (за исключением 01, 02, 04, 05, 06, 07, 14).

В пятой главе описываются особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Она делится на пункты:

5.1. Распорядительные документы.

5.2. Уставы, положения, инструкции.

5.3. Протоколы совещаний, заседаний.

5.4. Акты.

5.5. Служебные письма.

5.6. Докладные и служебные записки, справки.

5.7. Телеграммы.

5.8. Телефонограммы.

В каждом пункте рассматривается разработка, оформление и согласование проектов документов; представление проектов на подпись; регистрация и рассылка документов.

Т.к. работа с обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий», в шестой главе Инструкции по делопроизводству дается только основные правила: где, как и в какой срок регистрируются обращения граждан, срок их исполнения и как оформляются и регистрируются ответы.

Контроль за исполнением служебных документов рассматривается в седьмой главе.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 29.11.94 № 765ДСП «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и с учетом особенностей, изложенных в восьмой главе Инструкции по делопроизводству.

Девятая глава - выполнение машинописных и копировально-множительных работ. В ней описывается где выполняются эти работы, на каких бланках, учет и требования к рукописным документам и подлежащием копированию.

В десятой главе «Изготовление и использование печатей и штампов» ссылка на Инструкцию о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП.

В одиннадцатой главе раскрывается организация работы с документами в делопроизводстве. Она делится на следующие пункты:

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.2. Формирование дел.

11.3. Оформление дел.

11.4. Хранение дел в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

В этих пунктах подробно и четко описывается вся работа с исполненными документами организации.

В двенадцатой главе «Подготовка и передача документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России» ссылка на Инструкцию по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 № 160.

В тринадцатой главе Инструкции по делопроизводству расписывается правила приема-передачи документов, дел при смене руководителя структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, реорганизации или ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения).

В Инструкции есть небольшие отличия от Государственных стандартов в оформлении документов. Например: другие границы полей: левое - 2,5 см, правое - 1 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см., даты документов оформляются только цифровым способом, реквизит «Отметка о наличии приложений» печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. При оформлении распорядительных документов: реквизит «Наименование организации» отделяется от текста чертой; заголовок пишется во всю длину по центру строки; слово «приказываю» пишется на той же строке где констатирующая часть, прописными буквами, и др.

Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех работников системы МЧС России.

В целом, текст инструкции максимально конкретен, не допускаются различные толкования, в инструкции подробно описываются все виды документов и четко сформулирована организация работы с документами.

Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. ст. 96.

Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения (далее Перечень) предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение всех видов документов. Он используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций системы МЧС России. Е.А. Кошелева. Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.// Секретарь-референт. 2009. №4.

Текст Перечня составлен на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) с уклоном на специфические функции организаций системы МЧС России. Таком образом, в Перечне соблюдены все сроки хранения.

Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05) в 1 отряде ФПС есть и подлежит обязательному ознакомлению руководством отряда и сотрудниками, отвечающих за делопроизводство в отряде. Однако, самих секретных документов в отряд никогда не поступало.

Порядок работы с обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (далее Инструкция). Инструкция устанавливает порядок работы с письменными, а также устными предложениями, заявлениями и жалобами граждан, должностных и других лиц, запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительных (законодательных) органов субъектов Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также организации приема граждан, должностных и других лиц в центральном аппарате МЧС России, а также в территориальных органах, в соединениях и воинских частях войск гражданской обороны и организациях МЧС России.

Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Положением о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. № 868 и т.д. Приказ МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

Текст Инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. В нем расписываются в соответствии с чем написана данная Инструкция, цели, ответственность, устанавливается регистрация (осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения и начинается ежегодно с номера 1), даются определения.

2. Регистрация и учет письменных обращений граждан. В этом разделе устанавливаются сроки регистрации обращений, правила
работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, формы актов и журналов, регистрационного индекса и т.д.

3. Рассмотрение обращений граждан. В этом разделе устанавливаются сроки и правила рассмотрения, а также форма заключения проведенной проверки.

4. Контроль за исполнением и сроки исполнения обращений граждан.

5. Здесь рассматриваются правила хранения письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением.

6. Личный прием граждан. В этом разделе устанавливается где и кем проводится личный прием, формы заявления о личном приеме и форма журнала, правила приема и т.д.

7. Организация работы с обращениями граждан. Анализ состояния работы с обращениями граждан в организациях МЧС России осуществляется ежеквартально. По результатам анализа организации работы с обращениями граждан передаются в Административный департамент МЧС России информацию по форме, указанной в данном разделе, о работе с обращениями граждан (ежеквартально и по итогам работы за год не позднее 15 января следующего за отчетным периодом года).

Документ четко прописывает права сотрудников на защиту собственных интересов, структуру органов и их компетентность Лашкина Елена. Не запирайте вашу дверь.// Российская газета. 2 ноября 2006 г. № 4212..

Основным документом регламентирующим деятельность дежурных караулов в пожарных частях и ее документирование является приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477). В приказе утверждаются:

· устав службы пожарной охраны;

· боевой устав пожарной охраны.

Устав службы пожарной охраны (далее УСПО) определяет назначение, порядок организации и осуществления службы пожарной охраны в Российской Федерации и имеет следующую структуру:

Глава 1. Общие положения. В ней раскрываются основные понятия, применяемые в УСПО, перечисляется руководство гарнизонной и караульной службами и обязанности личного состава.

Глава 2. Гарнизонная служба. В состав этой главы входят:

· Организация и несение гарнизонной службы.

· Нештатные службы гарнизона.

· Должностные лица гарнизона.

· Начальник гарнизона.

· Оперативный дежурный гарнизона.

· Диспетчер гарнизона.

· Начальник нештатной газодымозащитной службы.

· Начальник нештатной технической службы.

· Начальник нештатной службы связи.

· Особенности организации гарнизонной службы при введении особого противопожарного режима.

В этой главе в основном обозначаются цели, задачи, функции и ответственность личного состава, а также цели и задачи гарнизонной службы.

Глава 3. Караульная служба. В этой главе так же обозначаются цели, задачи, организация караульной службы, а также цели, задачи, функции и ответственность личного состава караульной службы, размещение личного состава и техники, внутренний распорядок и т.д.

Глава 4. Проверка гарнизонной и караульной служб.

В приложениях приводится перечень документов, регламентирующих организацию гарнизонной службы, даются образцы плана гарнизонных мероприятий, расписания выездов, плана привлечения сил и средств, сведений о наличии сил и средств гарнизона, журнал учета людей, находящихся в детских и лечебных учреждениях в ночное время суток, распорядка дня караула, схемы построения караула и наряда на службу.

Таким образом, устав службы является основным нормативным документом в организации деятельности служб пожарной охраны любой формы собственности и закрепляет за личным составом документирование своей деятельности. Текст устава службы простой, слаженный, четкий и в нем нет противоречий и загруженности определениями. В нем прописан четкий порядок организации деятельности служб пожарной охраны, подробно расписываются обязанности, права и ответственность каждого должностного лица и сотрудника караула, закрепляется создание и заполнение обязательных документов и журналов в службе. На основе устава службы составляются должностные инструкции сотрудников караула. Выполнение требований устава службы пожарной охраны является обязательным для всех, но осуществляется с учетом особенностей организации служб.

Боевой устав пожарной охраны определяет основы организации тушения пожаров и проведения, связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ и имеет следующую структуру:

Глава 1. Общие положения - даются термины, цели боевых действий, принцип выбора боевых действий и средства для их реализации.

Глава 2. Боевые действия подразделений включают в себя:

· Обработка вызовов.

· Проведение разведки.

· Спасание людей и имущества.

· Боевое развертывание.

· Ликвидация горения.

· Выполнение специальных работ.

· Сбор и возвращение в подразделение.

Глава 3. Управление боевыми действиями на пожаре выполняют:

· Боевые участки.

· Руководитель тушения пожара.

· Начальник оперативного штаба.

· Начальник тыла.

· Начальник боевого участка, сектора.

Глава 4. Обязанности, права и ответственность участников тушения пожара.

Глава 5. Тушение пожаров в сложных условиях это:

· Тушение пожаров в непригодной для дыхания среде.

· Тушение пожаров при неблагоприятных климатических условиях.

· Тушение пожаров при недостатке воды.

· Тушение пожаров в условиях особой опасности для личного состава.

В приложениях указываются рекомендованные формы путевки о выезде на пожар, журнала учета сил и средств, журнала учета боевых участков и журнала учета распоряжений и информации, образец акта о пожаре, даются подробные описания знаков различия на касках, нарукавных повязок, обозначений, приводится список допустимых сокращений при ведении служебной документации.

Таким образом, боевой устав является основным нормативным документом в организации боевых действий службами пожарной охраны. Текст боевого устава прост, конкретен, слажен, в нем нет противоречий и загруженности сложными предложениями. В нем определен четкий порядок боевых действий (начиная с момента получения сообщения о пожаре и до возвращения подразделений пожарной охраны на место постоянной дислокации), подробно расписываются действия должностных лиц по руководству участниками тушения пожара, в том числе закрепляется заполнение обязательных документов и журналов, а также прописываются обязанности, права и ответственность участников тушения пожара. Выполнение требований боевого устава пожарной охраны является обязательным не только для служб пожарной охраны, но и для иных привлеченных сил (милиции, газовой службы и т.д.)

Однако приказом МВД РФ от 6 июля 2005 г. № 538 «О признании утратившими силу нормативных правовых актов МВД России» приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257» утратили силу. До сих пор в системе органов МЧС не приняты никакие нормативные документы по организации службы и боевых действий пожарной охраны. Таким образом, уже 5 лет структурные подразделения пожарной охраны работают по лишенным правовой основы документам.

Таким образом, в 1 отряде ФПС имеются локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение его деятельности - это Инструкция по делопроизводству; Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения; Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации; Инструкция по работе с обращениями граждан и приказы МВД РФ об утверждении нормативных правовых актов Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы». и о внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны Приказ МВД РФ от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257»..

Большинство внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» разработаны в соответствии с современным законодательством, имеют сложную, но логическую структуру текста и четко отвечают на поставленные в них вопросы.

Подведем итоги по главе. ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан 1 января 2008 года в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в его структуру. Основным организационно-правовым документом является устав учреждения, который является правовой основой деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Именно Устав закрепляет за 1 отрядом ФПС задачи, цели, функции и полномочия. Основными задачами и функциями 1 отряда ФПС является обеспечение контроля за деятельностью подчиненных подразделений, предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона, прогнозирование и анализ состояния пожарной безопасности на территории г. Балаково и Балаковского района и обеспечение взаимодействия с ведомственными, добровольными и иными пожарными формированиями при тушении пожаров, проведении связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» имеются следующие локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»:

· Инструкция по делопроизводству;

· Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения;

· Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации;

· Инструкция по работе с обращениями граждан;

· приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257».